Sehr geehrte Frau Bürgermeisterin Zupancic,
sehr geehrter Herr Erster Beigeordneter und Stadtkämmerer Thoenes,
sehr geehrter Herr Beigeordneter Arndt,
uns ist bewusst, dass die nachfolgenden Fragen komplex sind und eine umfassende Beantwortung Zeit und Abstimmung innerhalb der Verwaltung erfordert. Die Informationen werden jedoch zur Vorbereitung der Haushaltsberatungen benötigt, um die IT-Kostenstruktur transparent darzustellen und mögliche Potenziale für Einsparungen und Optimierungen zu identifizieren.
Der vorliegende Fragenkatalog dient vor allem der Einordnung der aktuellen Datenlage – insbesondere im Hinblick auf digitale Souveränität, Alternativen wie Open-Source-Nutzung und die Minimierung von Abhängigkeiten von einzelnen Herstellern oder ausländischen Rechtsrahmen (z. B. CLOUD Act). Ziel ist es nicht, eine Gesamtantwort sofort zu erhalten, sondern die Fragen sukzessive und schrittweise zu bearbeiten, soweit dies für die Verwaltung praktikabel ist. Die Informationen sollen nicht nur in die aktuelle, sondern auch in die künftigen Haushaltsberatungen einfließen.
Wir bedanken uns im Voraus für Ihre Unterstützung und die Aufbereitung der Informationen, die für die Haushaltsplanung und strategische Entscheidungen von großer Bedeutung sind. Basierend auf den Antworten könnte die Stadt Moers ggf. in Zukunft neue Strategien in Betracht ziehen.
Die IT-Kosten in der öffentlichen Verwaltung steigen bundesweit und landesweit strukturell (vgl. Bund: rd. 481 Mio. € für Microsoft-Lizenzen 2025). Gleichzeitig zeigen erfolgreiche Beispiele in anderen Kommunen und Ländern, dass Einsparungen durch offene Standards und Alternativen möglich sind – etwa Schleswig-Holstein mit rd. 15 Mio. € jährlich durch LibreOffice oder diverse NRW-Kommunen, die über open.nrw und den KDN (Kommunaler Dachverband NRW) sovereign Cloud- und Open-Source-Lösungen testen und nutzen.
Die Deutsche Verwaltungscloud-Strategie (DVS) und landesweite Initiativen wie open.nrw verpflichten zur Förderung offener Standards und zur Reduzierung von Herstellerabhängigkeiten. Vor dem Hintergrund des Haushaltsentwurfs 2026 der Stadt Moers mit einem geplanten Jahresfehlbetrag von rd. 43 Mio. € und der Notwendigkeit eines Haushaltssicherungskonzepts halte ich eine transparente Prüfung der IT-Beschaffung und -Kosten für sinnvoll. Dies könnte Potenziale zur Entlastung des Haushalts aufzeigen, insbesondere vor dem Hintergrund landesweiter Initiativen wie open.nrw und dem KDN.
Zur Vorbereitung der Haushaltsberatungen wird um Beantwortung der folgenden Fragen gebeten:
1. Haushaltsvergleich und Kostenstruktur
Wie hoch sind die Ausgaben für Softwarelizenzen und Cloud-Dienste im abgeschlossenen Haushalt 2025 und im zu beschließenden Haushalt, gegliedert nach:
· Einsatzkategorien (Büro-/Kollaborationssoftware, Betriebssysteme, Fachverfahren, DMS/GIS, Security)
· Anbietern / Produktnamen (Microsoft, SAP/Oracle, Adobe, US/europäische/deutsche Anbieter, Open Source)
· Deployment-Modell (On-Premise (Wo? Selfhost/Rechenzentrum), Cloud/SaaS)
1.1. Vollkostenbetrachtung (tabellarisch mit Vergleich), bitte ergänzend darstellen:
· Lizenz-/Abokosten
· Wartung & Support
· Infrastruktur (Server, Storage, Backup)
· Energiekosten
· Personalkosten IT-Betrieb
· Datenmigrations- und Schulungskosten
· Kosten externer Dienstleister
· Darstellung je Arbeitsplatz (soweit möglich)
1.2. Virtualisierung Welche Technologien werden genutzt (z. B. VMWare, Hyper-V, Docker, LXC-Container)? Aufschlüsselung nach Anteil VMs/Containern, Hypervisoren und Kosten (Lizenz, Hardware). Liegt eine Analyse zu OSS-Alternativen wie Proxmox VE vor (Open Source, lokal hostbar, DSGVO-konform)? Welche potenziellen Einsparungen oder Kostenveränderungen sehen Sie bei einem Wechsel von proprietär zu OSS-Virtualisierung?
1.3. Entwicklungstrend Welcher Trend zeigt sich für die aktuelle Wahlperiode und welche Risiken ergeben sich aus Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern (Vendor Lock-in, Preiserhöhungen, geopolitische Risiken wie Sanktionen insbesondere Sperrung von Diensten)?
2. Ersetzbarkeitsprüfung
Welche Vor- und Nachteile sehen Sie bei der Nutzung von OSS-Alternativen? (z.B. LibreOffice oder Opendesk statt Microsoft Office)? Welche Gründe sprechen dagegen?
3. Einsparpotenziale und Investitionsbedarf
Bitte schätzen Sie – soweit möglich und auf Basis vorhandener Erkenntnisse – die möglichen Einsparungen bei realistischer Verwendung von Alternativen wie günstiger oder kostenloser Open Source und führen Sie bitte benötigte Investitionen (Datenmigration, Schulung) auf.
Aufschlüsselung der Investitionen: Datenmigration, Schulung, interne Kapazitäten, externe Dienstleister, Amortisierungszeitraum.
4. Digitale Souveränität und Datenschutz und KI
Inwieweit berücksichtigt die Verwaltung bei Softwareentscheidungen folgende Kriterien?
4.1. Datenschutz / DSGVO / EU AI Act
· Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der EU
· Keine unerwünschte Nachverfolgung (No-Tracking)
4.2. Digitale Souveränität
Wie berücksichtigt die Verwaltung bei Softwareentscheidungen die Minimierung von Abhängigkeiten von außereuropäischen Rechtsrahmen, insbesondere:
· CLOUD Act (USA): Welche Maßnahmen werden ergriffen, um zu verhindern, dass kritische Verwaltungsdaten durch US-Behörden im Rahmen des CLOUD Act zugänglich werden?
· Auswahl von europäischen oder souveränen Cloud-Anbietern (z. B. Landes- oder Kommunalcloud, Open-Source- oder EU-gehostete Lösungen).
· Gibt es Exit-Strategien für proprietäre Software, inkl. Migration, Datenportabilität, API-Zugriff, Schulung und Betrieb?
· Werden Open-Source-Alternativen geprüft, um Abhängigkeiten von einzelnen Herstellern zu reduzieren?
4.3. Lieferkettensicherheit und Transparenz
· Nachvollziehbare Herkunft der Software
· Regelmäßige, transparente Updates
· Open-Source-Komponenten, wenn möglich, zur besseren Kontrolle
4.4. Interoperabilität
· Nutzung offener Standards und Dateiformate (z. B. ODF, PDF/A)
· Sicherstellung, dass Daten zwischen Systemen portierbar bleiben
4.5. Einhaltung des EU AI Act
· Wird in der Verwaltung KI-Software eingesetzt?
Falls ja: Werden KI-gestützte Softwarelösungen nach Risikoklassen des EU AI Act bewertet?
· Wie wird sichergestellt, dass KI-Anwendungen:
· sicher betrieben, transparent sind und rechtskonform eingesetzt werden
· Besteht eine Dokumentation der KI-Algorithmen, Entscheidungslogik, um die Anforderungen des EU AI Act zu erfüllen?
5. Hürden und Umsetzungsstrategie
5.2. Welche konkreten Maßnahmen, Strategien oder Projekte verfolgt der Kreis Wesel aktuell oder plant er zur Umsetzung der Deutschen Verwaltungscloud-Strategie (DVS), zur Stärkung digitaler Souveränität und/oder zum Einsatz von Open Source (z. B. Pilotprojekte, Qualifizierungsmaßnahmen für IT-Mitarbeiter, Exit-Strategien)?
5.3. Bestehen bereits Kooperationen, Teilnahmen oder Beteiligungen
mit anderen Kommunen/Landkreisen in NRW (z. B. mit dem Kreistag Wesel, Dortmund, andere KDN-Mitglieder) oder bundesweit (z. B. Vorreiter wie Schwäbisch Hall, Schleswig-Holstein), mit landesweiten Initiativen wie open.nrw, KDN (Kommunaler Dachverband NRW), Landescloud NRW / sovereign Cloud, mit Open-Source-Communities oder Dienstleistern (z. B. OpenCode.de, kommunale IT-Zusammenschlüsse wie Bürgermeldungen.com)?
Falls ja: Welchen Umfang haben diese (z. B. aktive Mitarbeit, Pilotnutzung, reine Beobachtung)? Falls nein: Gibt es Pläne oder Überlegungen dazu?
6. Bundes-/Landespolitische Verankerung
6.1. Wie wird die Strategie Digitale Souveränität (BMI 2021) und DVS im Kreis umgesetzt (Sachstand, Meilensteine)?
6.2. Plant der Kreis Beteiligung an föderalen Plattformen (FITKO-Umsetzungsprojekt) oder Kooperationen mit der Sovereign Cloud NRW (über open.nrw / Landesinitiativen?
6.3. Gibt es Fördermittel aus dem Digitalen Aufbau- und Resilienzplan (DARP/Digitalpakt) / Komponente 6.1 (Moderne öffentliche Verwaltung)
7. Steuerungskennzahlen zur digitalen Souveränität
Bitte berichten Sie, zur Festlegung messbarer Ziele zur Haushaltssteuerung:
· IT-Kosten pro Einwohner
· Anteil Open Source am Softwarebudget (%) – welche Ziele werden angestrebt?
· Anteil europäischer Anbieter (%)
· Cloud-Anteil am Gesamtbudget (%)
· Wachstumsrate Softwarekosten seit 2020
· Konkrete Strategien zur Vermeidung von Vendor Lock-in (Cloud/IT-Infrastruktur)
8. Beschaffungsrichtlinien
8.1. Werden Software/Lizenzen oberhalb welcher Wertgrenzen ausgeschrieben?
8.2. Wird bei Neuanschaffungen verpflichtend auf Alternativen (z. B. Open Source, europäische Anbieter) geprüft, und welche Richtlinien oder internen Vorgaben gelten hierfür (z. B. OSS-first, wenn vertretbar)?
8.3. Werden funktionale statt produktbezogener Ausschreibungen genutzt (z. B. "Bürosoftware mit offenen Standards" statt "Microsoft Office")?
8.4. Sind Schnittstellen und Exportmöglichkeiten verpflichtend definiert?